Домашняя

Наука

Кафедра

Студентам

Интернам

Ссылки

Контакты

РАЗРАБОТКА ПЛАНА

План — это мощное визуальное средство подготовки презентации

Визуально план придает презентации схематичность, точно так же планирование в рекламном бизнесе используется для целеполагания нового рекламного проекта.
Планирование имеет несколько преимуществ. Оно заставляет вас:
  · Организовывать идеи. План позволяет в любой момент получить представление о презентации. С его помощью легко оценить структуру и попытаться использовать новые подходы в повествовании.
  · Контролировать развитие. План показывает, как развивается презентация. Сразу же становится очевидным, что еще надо сделать.
  · Работать как единая команда. План обеспечивает единую задачу для команды. Его можно использовать для просмотра презентации по частям, можно разделить ответственность за подготовку различных частей презентации между членами команды, и быть уверенным, что эти части подойдут друг другу идеально.

Заранее продумывайте всю презентацию

Основной принцип планирования гласит, что презентацию надо продумать заранее, постепенно выстраивая ее повествование. Докладчику не следует ждать до самого последнего момента, пока его не "озарит", в каком виде представить выводы.
Планирование облегчит вам поиск информации, поможет аудитории проникнуться вашими идеями.

Начните с построения гипотез о содержании и структуре

Самый лучший способ начать — это представить себе конечный результат:
  · Определите, каким, скорее всего, будет ваш главный вывод, даже если вы не обладаете всей необходимой для этого информацией. Это поможет вам идентифицировать факты, поддерживающие или опровергающие вашу гипотезу.
  · Продумайте схему или сценарий, который наилучшим образом проиллюстрирует ваш главный вывод. Другими словами, попытайтесь представить, как вам разделить всю презентацию на три части.

Планирование формы презентации:

1.Продолжительность…

Продолжительность презентации — это не время, которое необходимо вам, а время, которое аудитория согласна потратить на ваш доклад. Распределите время, отведенное вам, на саму презентацию и дебаты:
  · Если вам предстоит убедить аудиторию в неочевидных вещах, оставьте достаточное количество времени (примерно 2/3 общего времени презентации) для последующего обсуждения.  Подготовьте дополнительные "дублирующие" слайды для последующего детального обсуждения.
  · Если вы просто хотите проинформировать дружелюбную аудиторию, сконцентрируйтесь на самой презентации, оставив примерно 1/3 общего времени для обсуждения.
Всегда планируйте закончить презентацию вовремя. Вряд ли кто пожалуется, что презентация оказалась слишком короткой.

2.Количество слайдов

Количество слайдов, приходящихся на определенную продолжительность презентации, зависит от сложности докладываемой темы и от выбранного докладчиком стиля повествования. В соответствии с "правилом большого пальца", запланируйте, в среднем, от 1 до 1,5 минут на один слайд. Такая скорость может показаться слишком большой, но:
  · Она подталкивает докладчика к использованию простых слайдов.
  · Презентация становится более динамичной, так как каждый новый слайд "возрождает" внимание аудитории. Три слайда, содержащие по три пункта, полезнее, чем один с девятью пунктами.
  · Докладчик может пропустить некоторые слайды, чтобы сократить презентацию.
  Когда докладчик отводит более трех минут на слайд, видео презентация превращается в речь.

3.Распределение слайдов

Оставьте 3 или 4 слайда для вступления и заключения.
Разделите оставшиеся слайды на три раздела. Если один раздел будет заметно длиннее остальных, пересмотрите структуру.
Часто к концу презентации у вас оказывается больше слайдов, чем вы можете использовать за отведенное время. В этом случае придется сохранить то, что абсолютно необходимо, а остальные слайды использовать при обсуждении.

Установите визуальную последовательность вашей презентации

При длительной презентации, подготавливаемой группой людей, разумно будет разместить ее план на стене. Это позволит каждому следить за ее ходом и участвовать в ее разработке.
Прикрепите необходимое количество листов формата А4 или А5 на стену. Каждый лист — это слайд. Каждая строка — это раздел.
Поместите на стену и те слайды, которые относятся к структуре презентации:
  · Вступление
  · Схема
  · Заключение
Поставьте на правом верхнем углу каждого листа тему, о которой пойдет речь (например, рыночная позиция), даже если не уверены, что обладаете всей доступной информацией по этой теме.

Перейдите к плану, как только вы закончите анализ

План — это очень гибкая структура:
  · Как только вы закончите анализ, заполните каждый лист соответствующей информацией. Если вам необходимо сократить презентацию — удалите лишние листы. Подготовьте дополнительные слайды, если ожидаете детального обсуждения презентации.
  · Подготовьте вывод для каждого слайда и напишите его в верхней части последнего. Затем проанализируйте все выводы "в целом".Будьте готовы к тому, что вам придется изменить последовательность слайдов, перефразировать выводы или добавить/убрать слайды, чтобы добиться большей логичности повествования.
  · Сделайте резюме для каждой секции. Напоследок сформируйте общий вывод для всей презентации.

Уделите особенное внимание вступлению и заключению

Обычно уровень внимания аудитории наиболее высок в начале презентации. Затем он падает, в определенных интервалах колеблется и к концу презентации повышается снова. Эта кривая зависит от аудитории, с которой вы имеете дело, а также от раскрываемой темы и таланта докладчика.
В некоторых случаях первое, что должен сделать докладчик, — завоевать доверие. Один из способов сделать это — пригласить человека, который смог бы представить докладчика с благоприятной стороны перед началом презентации. Кроме того, можно прибегнуть к перечислению источников информации перед презентацией.

Подготовьте вступительные слайды для длительной презентации

Используйте заголовок, который привлечет к себе внимание
  · Объявите главный вывод нейтральной или дружелюбной аудитории. Такой прямолинейный подход может быть использован для создания "шокового эффекта".
  · Обращаясь к враждебной аудитории, говорите только о теме презентации или задавайте вопросы таким образом, чтобы подтолкнуть людей к вашему главному выводу.
Поясните цель презентации
Поясните, чего аудитория может ожидать и что она от этого получит. Это также оказывается полезно, если вы хотите уточнить, что НЕ является вашей целью.
Обеспечьте необходимую сопровождающую информацию
  · Ситуация — Тема — Проблема (как проиллюстрировано выше)
  · График проекта, показывающий, на каком этапе он сейчас находится (например, с помощью диаграммы планирования)
  · Методология, если при создании проекта испоьзуются какие-либо методологические особенности

Подготовьте схему презентации, чтобы было видно, как она организована

Существует хорошо известное правило общения: "Говорите о том, что вы хотите сказать, о том, что вы говорите и о том, что только что сказали".
Схема показывет структуру вашей презентации с самого начала:
  · используйте диаграммы для иллюстрации разных секций.
  · обратите внимание на те секции, которые вы собираетесь представлять
Используя прямолинейный подход, упомянутый выше, огласите свои выводы по каждой из секций презентаци в самом ее начале.

При косвенном подходе схема высвечивает ваши выводы шаг за шагом

При косвенном подходе используйте схему, чтобы докладывать свои выводы по каждой секции постепенно. Схема:
  · в самом начале объясняет, на какие три раздела разбита презентация и объявляет первый раздел
  · подводит итог каждого раздела путем суммирования всего сказанного. Затем объявляет следующий раздел.
  · подводит итог всей презентации путем резюмирования выводов всех трех разделов

Заключение должно быть нацелено на достижимые результаты

Подведите итог всей презентации
Закончите презентацию так, чтобы она запомнилась. Резюмируйте презентацию с помощью схемы с целью обзора выводов по каждой секции.
Предложите последующие действия
Начните обсуждение, предложив какие-либо решения или действия. Это поможет сконцентрировать внимание аудитории и ориентирует дебаты на результат. Последним слайдом должен быть:
  · список обсуждаемых вопросов и ваши рекомендации (как показано выше)
  · план действий или диаграмма планирования, описывающая следующие шаги вашего проекта
Последующие действия — это, фактически, то, что презентер хочет добиться от аудитории. Как говорится в пословице: "Если ты чего-то хочешь — попроси об этом".

Сделайте обзор всех выводов, чтобы презентация стала более последовательной и логичной

Убедитесь, что выводы на каждом слайде согласуются с соответствующей информацией. Если в слайд включено несколько диаграмм, проверьте, чтобы они поддерживали один и тот же вывод (см рис). Если по каждой диаграмме нужны детальные пояснения, подготовьте вспомогательные слайды для каждого графика.
Убедитесь, что каждый вывод логически вытекает из предыдущего. Если это не так, вам придется либо поменять их последовательность, либо переделать некоторые выводы, либо вставить новые слайды, чтобы заново связать всю логическую цепочку.

Используйте маркировку, чтобы идентифицировать положение каждого слайда в презентации

Ваш слушатель похож на путешественника в дороге. Даже если он знает путь, ему нужны какие-то вехи, чтобы он мог проверить свое местонахождение. Аналогично, маркировка напоминает, какое место в структуре презентации занимает каждый слайд.
Графически маркировка может быть миниатюрной версией схемы, расположенной в правом верхнем углу слайда. Текущая раздел выделяется цветом, а краткая надпись говорит нам о названии раздела. С другой стороны, можно обойтись и без графики. Схема сама по себе не требует маркировок.
Если раздел длинный или сложный, попробуйте создать в этом разделе подсхему. В таком случае маркировка будет относиться к этой подсхеме. Не помещайте две разных маркировки на одном слайде.

Для коротких презентаций используйте упрощенную схему

Короткая презентация (около 10 слайдов) требует меньше слайдов для структурирования. Здесь хватит вступления, одной схемы и заключения.
В таких случаях для построения схемы можно использовать наклейки Post-It и расположить ее вертикально, как показано на рисунке.

Для простых презентаций постройте схему в виде "горизонтального листа"

Другим способом построения схемы для простых презентаций является "горизонтальный лист".
Разделите лист формата А4 или А5 на несеолько прямоугольников. Каждый прямоугольник — это слайд. Однако, у этого метода есть недостатки: очень трудно изменить последовательность слайдов или вставить новые.
Законченная схема — это макет для изготовления слайдов.
Окончательная схема, как правило, отличается от первоначального варианта. Используя построение схемы, вы избегаете типичной ошибки — анализ заканчивается в последний момент, как раз перед трансформацией данных в презентацию.
Не обязательно, чтобы схема была полностью закончена перед тем, как начать изготовление слайдов. Вы можете сэкономить время, начав производство уже подготовленных слайдов. В этом случае поместите готовые слайды на стену, но будьте готовы изменить их или вообще убрать в процессе анализа.

СОДЕРЖАНИЕ